Vaasan Agilityseura ry:n tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, laadittu 9.4.2018. Päivitetty 15.12.2020.

Rekisterinpitäjä:
Vaasan Agilityseura ry (Y-tunnus 1803990-7)
Katso ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.vaasanagilityseura.com

Rekisterin nimi:
Vaasan Agilityseura ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste:
Jäsenyys tai asiakkaan suostumus sekä oikeutettu etu eli yhdistyksen jäsenyys. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Rekisterin käyttötarkoitus:
Jäsenrekisteritietoja käytetään Vaasan Agilityseura ry:n jäsenasioiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä yhdistyksen historian tallettamiseen.
Rekisteritietoja voidaan käyttää Vaasan Agilityseuran ja jäsenen tai asiakkaan väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.
Asiakkaan tai jäsenen ottaessa yhteyttä Vaasan Agilityseuraan voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen. Ainoastaan asiakas- ja jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt eli kulloinenkin yhdistyksen johtokunta sekä muut toiminnan vastuuhenkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.
Voimme käyttää asiakkaan ja jäsenen tietoja myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi sekä niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi. Voimme käyttää tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi.

Rekisterin sisältämät tiedot:

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan ja koulutustilaisuuksiin
• Koiran nimi, koiran rotu, koiran syntymäaika, koiran taso tai kilpailuluokka
• Lisenssin tyyppi ja numero, pätevyydet (koulutusohjaaja, koetoimitsija ja vastaavat)
• Tieto avaimen hallinnasta ja siitä maksetusta panttimaksusta.
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan ja koulutustilaisuuksiin
• Koiran nimi, koiran rotu, koiran syntymäaika, koiran taso tai kilpailuluokka
• Lisenssin tyyppi ja numero, pätevyydet (koulutusohjaaja, koetoimitsija ja vastaavat)
• Tieto avaimen hallinnasta ja siitä maksetusta panttimaksusta.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Rekisteritietojen tietolähde:
Henkilötietoja kerätään jäsenyyden hakemisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai yhdistyksen toimintaan osallistuessa tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Jäsenen tai toimintaan osallistuvan tietoja voidaan kerätä myös eri lajiliittojen lisenssijärjestelmistä. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa MyClub-järjestelmän kautta tai suoraan jäsensihteerille.

Tietojen luovutus:
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (lähinnä lajiliitot) palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä tilastointia varten.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Vaasan Agilityseuran yhteistyökumppaneilla (lajiliitot) tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Vaasan Agilityseura voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Emme salli alihankkijoiden luovuttavan tietoja eteenpäin muuhun tarkoitukseen.
Vaasan Agilityseuralla on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.
Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kilpailut ja koulutukset, asiakas antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat yhdistyksen nettisivuilla sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.

Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely:
Vaasan Agilityseura käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella eli jäsenhakemuslomakkeen on oltava huoltajan lähettämä.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus:
Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme rekistereidemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.
Jäsenrekisteri sijaitsee MyClub-järjestelmässä ja on vain kulloisenkin jäsensihteerin sekä yhdistyksen johtokunnan sekä tarvittavien toimihenkilöiden tarkasteltavissa ja käytettävissä. Osoitetiedot ovat myös jäsenlehden päätoimittajan sekä yhdistyksen viestintävastaavan käytettävissä tiedottamista varten. Jäsenet voivat itse hallinnoida järjestelmässä tietojaan ja niiden julkisuutta.
MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden käytössä järjestelytehtävien ajan, jonka jälkeen ne siirtyvät yhdistyksen arkistoon. Tietoja käsitellään paperimuodossa tapahtumien ja koulutusten järjestämispaikalla.
Yhdistyksen arkisto (sähköinen ja paperiarkisto) on kulloisenkin johtokunnan hallinnassa. Aktiivisen käytön jälkeen yhdistyksen arkistoa voidaan siirtää Kansallisarkiston Vaasan toimipisteeseen pysyvästi säilytettäväksi.
Vaasan Agilityseura hallinnoi jäsentensä sekä palveluiden käyttäjien tietoja myös kolmannen osapuolen (lajiliitot) järjestelmien kautta. Näiden järjestelmien käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Vaasan Agilityseuran johtokunnalla ja sen lukuun toimivilla jäsenillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsen- ja asiakastietoihin. Johtokunta sekä muut yhdistyksen toimihenkilöt ovat saaneet koulutusta ja ohjeistusta tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet:
Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jäsen voi tarkistaa omat tietonsa MyClub-järjestelmässä. Muiden kuin jäsenrekisterissä olevien tietojen osalta tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen puheenjohtajalle. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.vaasanagilityseura.com.
Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Vaasan Agilityseura ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.
Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista (jäsentiedotteista) ottamalla yhteyttä yhdistyksen jäsensihteeriin. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.vaasanagilityseura.com.
Sinä hallitset kaikkia henkilötietoja, jotka annat meille. Jos missään vaiheessa haluat korjata henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä tai muokkaa tietoja MyClub-järjestelmässä. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yhdistykselle. Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Henkilötietojen säilyttäminen:
Säilytämme jäsenten henkilötiedot aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.
Jäsenluettelo (tilanne vuoden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.

Muutokset tietosuojaselosteeseen:
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yllä mainitusta päiväyksestä lukien. Saatamme muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Sinun tulisi tarkistaa säännöllisesti tietosuojaselosteen uusin versio osoitteesta www.vaasanagilityseura.com.